Jak długo szpital przechowuje dokumentację medyczną pacjentów?

Jak długo szpital przechowuje dokumentację medyczną pacjentów? Wyjaśniamy od razu: podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej w Polsce wynosi 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji pacjenta [1][2][3]. Istnieją jednak istotne wyjątki zależne od rodzaju dokumentacji i szczególnych sytuacji, które opisujemy szczegółowo poniżej.

Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna obejmuje wszystkie zapisy dotyczące świadczeń zdrowotnych udzielanych pacjentowi, takie jak historie choroby, wyniki badań, skierowania czy oświadczenia pacjenta [1].
Szpitale mają obowiązek przechowywać tę dokumentację przez 20 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji pacjenta [1][2][3]. W tym okresie dokumentacja musi być dostępna dla uprawnionych osób i instytucji na żądanie.

Przepisy nie różnicują formy przechowywania dokumentacji – okres 20 lat obowiązuje zarówno dla dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej (EDM) [2][3].

Szczególne terminy przechowywania wybranych rodzajów dokumentacji

Nie każda dokumentacja medyczna podlega jednolitemu okresowi przechowywania. Poszczególne rodzaje dokumentów regulują odrębne przepisy.
Do najważniejszych wyjątków dotyczących terminów przechowywania dokumentacji medycznej należą:

• 30 lat – dokumentacja dotycząca zgonu pacjenta, zwłaszcza w przypadkach zatrucia lub uszkodzenia ciała [1][3];
• 22 lata – dokumentacja dzieci do ukończenia 2. roku życia ze względu na wymogi długoterminowej opieki pediatrycznej [3];
• 10 lat – zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją indywidualną [3];
• 5 lat – skierowania na badania lub konsultacje, jeśli badanie zostało wykonane (lub 2 lata, gdy pacjent nie zrealizował skierowania) [1][3];
• 6 lat – oświadczenia pacjenta o prawie do świadczeń przechowywane są osobno i nie są elementem dokumentacji medycznej [1].

Wszystkie wyżej wymienione terminy liczone są od końca roku kalendarzowego, w którym powstał wpis lub wydano dokument.

Obowiązki szpitala po zakończeniu okresu przechowywania

Po upływie ustawowych terminów szpital ma obowiązek zniszczyć dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta lub – na wniosek – wydać ją pacjentowi bądź osobie przez niego upoważnionej [2].

Proces zniszczenia dokumentacji jest ściśle regulowany i ma gwarantować ochronę danych osobowych i prywatności pacjenta. Niszczenie dotyczy zarówno dokumentacji papierowej, jak i cyfrowej – nie ma tutaj rozróżnienia pod względem formy [2][3].

Digitalizacja dokumentacji – jak zmienia się przechowywanie?

Aktualnie zalecanym trendem jest cyfrowa archiwizacja dokumentacji medycznej. Szpitale coraz częściej przechodzą na elektroniczny obieg dokumentów, co ułatwia ich przechowywanie i dostępność [3].

Jednak, bez względu na formę – papierową czy cyfrową – terminy przechowywania dokumentacji medycznej pozostają niezmienne: decyduje o nich wyłącznie rodzaj dokumentu i data ostatniego wpisu [2][3].

Znaczenie terminów przechowywania dokumentacji medycznej

Obowiązkowe przechowywanie dokumentacji medycznej przez szpitale wynika z przepisów krajowych dotyczących ochrony zdrowia i praw pacjenta [1][2]. Przestrzeganie terminów zapewnia pacjentom realny dostęp do pełnej historii leczenia i umożliwia korzystanie z praw, np. do odszkodowań czy udokumentowania procesu leczenia.

Jest także gwarancją bezpieczeństwa danych, właściwej archiwizacji i możliwości kontroli m.in. przez instytucje państwowe. Dlatego prawidłowe przechowywanie, archiwizacja, a następnie bezpieczne niszczenie dokumentacji są obowiązkami każdej placówki medycznej w Polsce [2][3].

Podsumowanie: ile lat szpital przechowuje dokumentację medyczną pacjentów?

Najważniejsze informacje to:

• 20 lat – podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej [1][2][3].
• 30 lat – dokumenty związane ze zgonem [1][3].
• 22 lata – dokumentacja dzieci do 2. roku życia [3].
• 10 lat – zdjęcia rentgenowskie [3].
• 5 lat – skierowania na badania (2 lata, jeśli niezrealizowane) [1][3].
• Brak rozróżnienia między dokumentacją papierową a cyfrową [2][3].
• Po upływie okresu – obowiązek zniszczenia dokumentacji lub wydania jej pacjentowi [2].

Zarządzanie dokumentacją medyczną w szpitalach to jeden z kluczowych elementów opieki zdrowotnej – dla bezpieczeństwa, prawa i wygody pacjenta.

Źródła:

• [1] https://dokmed24.pl/dokumentacja-medycznaedm/terminy-przechowywania-dokumentacji-medycznej-6118.html
• [2] https://www.wolterskluwer.com/pl-pl/expert-insights/dokumentacja-medyczna-obowiazki-placowki
• [3] https://www.ironmountain.com/pl-pl/resources/blogs-and-articles/p/principles-of-keeping-medical-records-what-you-should-know