Kiedy ZUS przeprowadza kontrolę w firmie?

Kiedy ZUS przeprowadza kontrolę w firmie? Odpowiedź jest jednoznaczna: Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroluje przedsiębiorców zarówno w sposób planowany, jak i niezapowiedziany, zawsze wtedy, gdy istnieje podejrzenie naruszenia przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych lub gdy wynika to z harmonogramu kontroli [1][5][9]. W praktyce oznacza to szczególną uwagę na prawidłowość rozliczeń składek, zgłoszeń do ubezpieczeń oraz wykorzystywania zwolnień lekarskich.

Podstawowe powody kontroli ZUS

Najczęstszą przyczyną wszczęcia kontroli jest weryfikacja prawidłowości rozliczania i opłacania składek oraz zgłaszania pracowników do ubezpieczeń [4][5]. ZUS sprawdza również, czy świadczenia wypłacane są zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz czy nie dochodzi do nadużyć związanych z wykorzystywaniem zwolnień lekarskich, a także czy samozatrudnienie oraz umowy B2B nie ukrywają stosunku pracy [1][6].

W 2025 roku organy kontrolne skupiają się zwłaszcza na firmach korzystających z dużej liczby umów B2B i przypadkach samozatrudnienia, by wychwycić potencjalne nieprawidłowości [1].

Rodzaje i tryby kontroli

Kontrole ZUS-u dzielą się na planowane oraz niezapowiedziane [4][5]. Kontrole planowane realizowane są według rocznego harmonogramu i obejmują płatników wytypowanych w trakcie analizy ryzyka wystąpienia naruszeń prawa [5]. Analizy te coraz częściej zasilane są danymi dotyczącymi między innymi częstotliwości występowania składanych deklaracji i wniosków o świadczenia oraz wyrywkowo analizowanych przypadków korzystania ze zwolnień lekarskich [6][9].

W 2025 roku ZUS posiada rozszerzone uprawnienia w zakresie kontroli wykorzystania L4 i intensyfikuje działania również w trybie niezapowiedzianym, podejmując decyzje o kontroli w oparciu o doniesienia, sygnały z innych instytucji lub wyniki własnych analiz [1][9].

Proces kontroli od zawiadomienia do zakończenia

Kontrola prowadzona przez ZUS rozpoczyna się od formalnego zawiadomienia przedsiębiorcy o jej wszczęciu [9]. W trakcie wizyty inspektor ZUS analizuje dokumentację dotyczącą zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, rozliczeń składek oraz dokumentacji kadrowej i rozmawia z pracodawcą oraz pracownikami [4][9]. Sprawdzane są w szczególności dokumenty potwierdzające naliczane i opłacane składki, zgłoszenia do ubezpieczeń oraz prawidłowość wykorzystywania świadczeń [4].

W celu skutecznego nadzoru ZUS może także współpracować z Państwową Inspekcją Pracy, wymieniając się informacjami dotyczącymi nieprawidłowości w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych [7].

Nowe zasady kontroli ZUS od 2026 roku

Od 2026 roku zostanie wdrożony nowy system kategoryzacji płatników pod kątem ryzyka [1]. Przedsiębiorcy zostaną przypisani do jednej z trzech kategorii – niskiego, średniego oraz wysokiego ryzyka – co bezpośrednio wpłynie na częstotliwość podejmowanych kontroli. Firmy uznane za niskie ryzyko będą kontrolowane maksymalnie raz na pięć lat, natomiast przedsiębiorstwa o średnim ryzyku – co trzy lata. W grupie wysokiego ryzyka kontrole będą przeprowadzane w razie potrzeb, wynikających z bieżących analiz i podejrzeń naruszeń [1].

Wdrażane zmiany mają wpłynąć na zwiększenie skuteczności działań kontrolnych, lepszą prewencję oraz eliminację fikcyjnych form zatrudnienia, szczególnie samozatrudnienia maskującego stosunek pracy [1].

Dane i statystyki dotyczące kontroli ZUS

Według danych PIP i ZUS w 2025 roku planowanych jest aż do 55 tysięcy kontroli na terenie Polski, co świadczy o bezprecedensowym nasileniu działań nadzorczych [7][9]. Zdecydowana większość kontroli ukierunkowana jest na wykrywanie nadużyć w zakresie wykorzystywania zwolnień lekarskich oraz niewłaściwego klasyfikowania pracowników i osób samozatrudnionych [1][6].

Działania te mają na celu nie tylko zapobieganie nadużyciom, ale również skuteczne wykrywanie systemowych nieprawidłowości i zapewnienie bezpieczeństwa finansowego systemu ubezpieczeń społecznych [4][5].

Podsumowanie

ZUS przeprowadza kontrolę w firmie wtedy, gdy istnieje ryzyko naruszenia prawa, zgodnie z planem rocznym lub na podstawie sygnałów o nieprawidłowościach [4][5][9]. Skala kontroli oraz częstotliwość podlegają zmianom wraz z wdrażaniem nowych zasad klasyfikacji ryzyka, od 2026 roku obejmując trzy kategorie przedsiębiorców, co pozwoli na bardziej efektywną alokację zasobów kontrolnych i lepszą prewencję [1][5]. Kontrole obejmują całość procesów związanych z ubezpieczeniami społecznymi, w tym zwolnienia lekarskie i przypadki samozatrudnienia.

Źródła:

• [1] https://kwkr.pl/nowe-zasady-kontroli-zus-przypisanie-przedsiebiorcow-do-kategorii-ryzyka-plan-kontroli-na-2026-rok-i-samozatrudnienie-pod-lupa/
• [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-przebiega-kontrola-zus
• [5] https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007016910,Kontrole-ZUS-po-zmianach-przepisow.html
• [6] https://zielonalinia.gov.pl/en/-/zus-na-czym-polega-kontrola-zwolnien-lekarskich
• [7] https://partner-gospodarczy.pl/wzmozone-kontrole-zus-pip-w-2025-roku/
• [9] https://fizjoterapeutaiprawo.pl/kiedy-moze-przyjsc-kontrola-z-zus-i-co-wtedy-robic/