Jak długo przechowywana jest dokumentacja medyczna w Polsce?
Okres przechowywania dokumentacji medycznej w Polsce jest precyzyjnie regulowany przepisami prawa. Najważniejszą zasadą jest obowiązek archiwizacji dokumentacji przez określony czas, uzależniony od rodzaju dokumentu i okoliczności medycznych. Kluczowe informacje wynikają wprost z przepisów ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta – podstawowy okres wynosi 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu do danego dokumentu medycznego [1][2][3][5][8].
Podstawowe zasady przechowywania dokumentacji medycznej
Dokumentacja medyczna obejmuje wszelkie dane dotyczące świadczeń zdrowotnych udzielonych pacjentowi, a także inne dokumenty związane z jego leczeniem, jak skierowania czy zdjęcia RTG [2][4]. Podstawowy akt prawny ustanawiający okresy przechowywania to ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (art. 29). Długość przechowywania dokumentów uzależniona jest zarówno od ich rodzaju, jak i szczegółowych okoliczności medycznych [1][2][4].
Liczenie okresu przechowywania rozpoczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu [1][2][5]. Terminy przechowywania są zróżnicowane i ściśle przypisane do poszczególnych typów dokumentów, co pozwala na właściwe zabezpieczenie praw pacjenta oraz realizację obowiązków ochrony danych osobowych przez placówki medyczne [5][8].
Wyjątkowe okresy przechowywania – szczegółowe przypadki
W praktyce obowiązuje kilka wydłużonych, wyjątkowych okresów przechowywania dokumentacji medycznej. W przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, dokumentacja musi być przechowywana przez 30 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu [1][2][3][6].
Dokumentacja medyczna dzieci do ukończenia 2. roku życia przechowywana jest przez 22 lata [1][2][3]. Dla zdjęć rentgenowskich przewidziano okres 10 lat przechowywania [1][2][3][4]. Skierowania oraz zlecenia utrzymywane są przez 5 lat, a jeśli nie zostały wykorzystane – przez 2 lata [1][2][3][4]. Pozostałe dokumenty, jak oświadczenia pacjenta, przechowuje się zwykle przez 6 lat [4].
Należy podkreślić, że przepisy nie różnicują okresu przechowywania w zależności od tego, czy dokumentacja występuje w postaci papierowej czy elektronicznej – obowiązek dotyczy obu form w jednakowym stopniu [5].
Procedura zniszczenia dokumentacji po upływie okresu przechowywania
Po upływie okresu przechowywania dokumentacja medyczna musi zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta [1][3][5][8]. Metody te są precyzyjnie określone i obejmują trwałe zniszczenie fizyczne dokumentów papierowych oraz skuteczne, cyfrowe usunięcie dokumentacji elektronicznej. Jest to obowiązek medycznych placówek i warunek niezbędny dla zapewnienia ochrony prywatności pacjentów.
Niszczenie dokumentacji podlega ścisłej procedurze i nadzorowi, mając na celu zachowanie poufności danych wrażliwych [1][3][5]. Przepisy zakładają brak jakiejkolwiek możliwości rekonstruowania lub odczytania danych pacjentów po zakończeniu procedury niszczenia.
Przechowywanie a ochrona danych osobowych
Wymogi dotyczące czasu przechowywania dokumentacji medycznej są ściśle powiązane z ochroną danych osobowych. Ustalone okresy przechowywania gwarantują prawo pacjentów do informacji o swojej historii leczenia oraz realizację obowiązków administratorów danych w zakresie bezpieczeństwa i poufności [5][8].
Placówki medyczne mają obowiązek wdrożenia odpowiednich rozwiązań organizacyjnych i technicznych pozwalających na zabezpieczenie dokumentacji przez wskazany przepisami czas, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej [5].
Podsumowanie okresów przechowywania wybranych dokumentów
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dokumentacja medyczna ogólnie | 20 lat od końca roku ostatniego wpisu [1][2][3][5][8] |
| Zgon z powodu uszkodzenia ciała lub zatrucia | 30 lat [1][2][3][6] |
| Dokumentacja dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia | 22 lata [1][2][3] |
| Zdjęcia rentgenowskie | 10 lat [1][2][3][4] |
| Skierowania i zlecenia | 5 lat lub 2 lata jeśli nie wykorzystane [1][2][3][4] |
| Oświadczenia pacjenta | 6 lat [4] |
Wnioski końcowe
Dokumentacja medyczna w Polsce przechowywana jest przez ściśle określony przepisami czas, zależny od rodzaju dokumentu i okoliczności medycznych. Kluczowy pozostaje obowiązek trwałego i całkowicie bezpiecznego zniszczenia dokumentów po upływie właściwych okresów przechowywania, zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Zasady te pozostają niezmienne od lat, będąc elementarną gwarancją praw pacjenta oraz ochrony jego danych osobowych [1][2][3][4][5][6][8].
Źródła:
- [1] https://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/przechowywanie-dokumentacji-medycznej-jak-dlugo/
- [2] https://pielegniarkom.pl/dokumentacja-medyczna-ile-lat-poznaj-kluczowe-zasady-przechowywania
- [3] https://blogoprawachpacjenta.com.pl/przechowywanie-dokumentacji-medycznej-obowiazki-placowek-medycznych-i-prawa-pacjentow/
- [4] https://dokmed24.pl/dokumentacja-medycznaedm/terminy-przechowywania-dokumentacji-medycznej-6118.html
- [5] https://www.wolterskluwer.com/pl-pl/expert-insights/dokumentacja-medyczna-obowiazki-placowki
- [6] https://www.ironmountain.com/pl-pl/industries/healthcare-services/retention-period-of-medical-documentation
- [8] https://medchart.pl/baza-wiedzy/przechowywanie-archiwizacja-i-niszczenie-dokumentacji-medycznej-oczami-prawnika
fizjoterapeutaiprawo.pl to specjalistyczna platforma łącząca świat fizjoterapii z rzeczywistością prawną. Portal dostarcza praktycznej wiedzy dla fizjoterapeutów prowadzących własne gabinety i wszystkich zainteresowanych bezpieczną praktyką zawodową.