Gdzie szukać starej dokumentacji medycznej? Uzyskanie dostępu do archiwalnych danych medycznych jest możliwe głównie w archiwum medycznym konkretnej placówki, która udzielała świadczenia, a także poprzez systemy elektroniczne takie jak Internetowe Konto Pacjenta. Kluczową rolę odgrywają tu: terminy przechowywania dokumentacji, procedury udostępniania oraz wykorzystanie elektronicznej dokumentacji medycznej [1][2][3][4][5][6][7][8][9].
Podstawowe miejsca przechowywania starej dokumentacji medycznej
Dokumentacja medyczna jest przechowywana przede wszystkim w placówce, która udzieliła pacjentowi świadczenia zdrowotnego. Kierownik podmiotu leczniczego ponosi odpowiedzialność za jej archiwizację, zabezpieczenie przed zniszczeniem oraz nieuprawnionym dostępem [2][3][4]. Po likwidacji placówki dokumentacja trafia do organu prowadzącego, zwykle wojewody, który jest zobowiązany do dalszego zabezpieczenia i udostępniania akt [2][4][9].
W praktyce oznacza to, że aby otrzymać starą dokumentację, należy skontaktować się z archiwum medycznym danej placówki lub właściwym urzędem wojewódzkim [1][4]. W przypadku największych szpitali, takich jak WIM-PIB Warszawa/Legionowo, UCK Gdańsk, 5 Wojskowy Szpital Kliniczny w Krakowie, kontakt możliwy jest telefonicznie, mailowo lub osobiście [1][6][7].
Okresy przechowywania i rodzaje dokumentacji medycznej
Obowiązujące przepisy szczegółowo regulują czas przechowywania dokumentacji medycznej. Standardowo wynosi on 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Wyjątki obejmują:
- 30 lat – dla dokumentacji związanej ze zgonem wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, a także dla losów krwi,
- 22 lata – dla dzieci do 2 roku życia,
- 5 lat – dla skierowań i zaleceń lekarskich [2][3][4].
W skład dokumentacji medycznej wchodzą m.in. historia choroby, karty informacyjne z leczenia szpitalnego, wyniki badań diagnostycznych oraz zalecenia lekarskie [2][3][4].
Procedura uzyskania dostępu do starej dokumentacji
Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej składa się bezpośrednio do archiwum medycznego szpitala lub placówki, np. osobiście, pocztą tradycyjną, pocztą elektroniczną albo telefonicznie [1][6][7]. Formularze wniosków udostępniane są najczęściej w kancelariach lub na stronach internetowych szpitali [1][6][7].
Czas oczekiwania na kopię dokumentacji wynosi do 14 dni, lecz w przypadku wniosków oznaczonych jako pilne dokumenty mogą zostać wydane szybciej [1][7][9]. Dostęp może przybrać formę wglądu na miejscu, przekazania kopii/oryginałów (za pokwitowaniem), przesłania na elektronicznym nośniku albo udostępnienia przez e-komunikację [2][4][9].
Cyfrowy dostęp do starej dokumentacji medycznej przez Internetowe Konto Pacjenta
Wraz z postępującą cyfryzacją systemu ochrony zdrowia, udostępnianie dokumentacji odbywa się coraz częściej elektronicznie. Zarejestrowani użytkownicy mogą uzyskać dostęp do wybranych dokumentów medycznych online, logując się na Internetowe Konto Pacjenta (IKP) [5][8].
W IKP dostępne są m.in.: wypisy szpitalne, wyniki badań laboratoryjnych i diagnostycznych, karty informacyjne oraz e-skierowania [5][8]. Dokumenty te pojawiają się automatycznie po zalogowaniu i można je pobrać, wydrukować lub okazać podczas kolejnej wizyty lekarskiej. Elektroniczna dokumentacja medyczna udostępniana jest nieodpłatnie przez ZUS i inne uprawnione instytucje [5][8].
Sytuacje szczególne: archiwizacja, likwidacja placówki i odpowiedzialność za dane
W przypadku likwidacji podmiotu leczniczego, archiwizacją i udostępnianiem dokumentacji medycznej zajmuje się wskazany wojewoda. To do niego należy kierować wniosek, jeśli nie ma już możliwości kontaktu z pierwotną placówką [4][9].
Odpowiedzialność za bezpieczeństwo i właściwe przechowywanie dokumentów spoczywa zawsze na podmiocie aktualnie władającym dokumentacją, z zachowaniem przepisów prawa (ustawa z 6 listopada 2008 r. oraz rozporządzenia Ministra Zdrowia) [2][3][4][5].
Najważniejsze kontakty i mechanizmy uzyskania dokumentacji medycznej
Dla placówek takich jak WIM-PIB Warszawa oraz Legionowo kontakt do archiwum dostępny jest na stronie internetowej placówki (np. archiwum.medyczne@wim.mil.pl) [1]. W UCK Gdańsk dane kontaktowe to archiwum@uck.gda.pl i numer telefonu 58 584 49 18 [6]. Dla 5 WSzK Kraków dostępny jest tel./fax: 12 63 08 035 [7].
W przypadku dokumentacji elektronicznej najwygodniejszą formą jest skorzystanie z platformy IKP dostępnej pod adresem https://pacjent.gov.pl/elektroniczna-dokumentacja-medyczna [8]. W razie pytań można uzyskać wsparcie w danym archiwum medycznym w placówce lub u operatora systemu IKP [1][5][8].
Podsumowanie
Starej dokumentacji medycznej należy szukać przede wszystkim w archiwum medycznym placówki, która udzielała świadczenia zdrowotnego, ewentualnie u organu prowadzącego (wojewody) w razie jej likwidacji lub bezpośrednio w systemie IKP w postaci elektronicznej. Dostęp do dokumentacji zależy od terminu i formy jej przechowywania oraz rodzaju żądanych danych [1][2][3][4][5][6][7][8][9].
Źródła:
- https://wim.mil.pl/pacjent/informacja-medyczna/udostepnianie-dokumentacji-medycznej/
- https://pelniwiedzy.pl/blog/archiwizacja-dokumentacji-medycznej-kompleksowy-przewodnik
- https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/archiwizacja-i-przechowywanie-dokumentacji-medycznej/
- https://archiwum.rpp.gov.pl/dla-pacjenta/abc-praw-pacjenta/dostep-do-dokumentacji-medycznej-likwidacja-smierc-czas/
- https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-dostep-do-elektronicznej-dokumentacji-medycznej
- http://www.uck.pl/dla-pacjentow/udostepnianie-dokumentacji.html
- https://5wszk.com.pl/strona/1165-jak-uzyskac-kopie-dokumentacji-medycznej
- http://pacjent.gov.pl/elektroniczna-dokumentacja-medyczna
- https://www.gov.pl/web/rpp/sprawdz-w-jaki-sposob-mozna-pozyskac-dokumentacje-medyczna
fizjoterapeutaiprawo.pl to specjalistyczna platforma łącząca świat fizjoterapii z rzeczywistością prawną. Portal dostarcza praktycznej wiedzy dla fizjoterapeutów prowadzących własne gabinety i wszystkich zainteresowanych bezpieczną praktyką zawodową.