Jak długo przechowuje się dokumentację medyczną w polskich placówkach?

Dokumentacja medyczna odgrywa fundamentalną rolę w systemie ochrony zdrowia w Polsce. Określenie czasu, przez jaki musi być przechowywana, ma kluczowe znaczenie dla ochrony danych pacjenta oraz zgodności z aktualnym prawem i przepisami o ochronie danych osobowych. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak długo dokumentacja medyczna powinna być archiwizowana w polskich placówkach, na jakich zasadach następuje jej niszczenie oraz jakie występują wyjątki od ogólnych reguł.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej – podstawowe zasady

Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej w Polsce wynosi 20 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji pacjenta [1][2][3]. Przez cały ten czas placówki medyczne mają obowiązek zapewnić możliwość udostępnienia danych oraz ich ochronę przed dostępem nieuprawnionych osób.

Ten przepis dotyczy większości typów dokumentacji, a celem jest zapewnienie zarówno ciągłości opieki zdrowotnej, jak i przestrzegania praw pacjenta do informacji medycznej. Okres ten jest ściśle regulowany przez ustawę o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz przepisy RODO, które nakładają obowiązek ograniczenia przechowywania danych do czasu niezbędnego ze względu na cel przetwarzania [1][4].

Wyjątki od podstawowych terminów – szczegółowe sytuacje

Polskie prawo przewiduje szereg wyjątków od 20-letniego okresu archiwizacji. Przede wszystkim, dokumentacja odnosząca się do zgonu pacjenta w wyniku uszkodzenia ciała lub zatrucia musi być przechowywana przez 30 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu [1][2]. Takie regulacje dotyczą również dokumentacji bezpieczeństwa przetaczania krwi i jej składników.

Inny wyjątek obejmuje dzieci do ukończenia 2. roku życia. Ich dokumentację archiwizuje się nawet przez 22 lata [1][2], aby zagwarantować długoterminową dostępność informacji niezbędnych dla rozwoju dziecka i bezpieczeństwa w zakresie opieki zdrowotnej.

Szczególne reguły dotyczą także zdjęć rentgenowskich i innych badań obrazowych, które powinny być przechowywane przez 10 lat [2][3]. Skierowania oraz zlecenia na badania lub procedury medyczne mają najkrótsze okresy: 5 lat w sytuacji, gdy świadczenie zostało zrealizowane, oraz 2 lata, jeżeli badanie nie zostało wykonane [1][3].

Proces niszczenia dokumentacji medycznej – bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Po zakończeniu właściwego okresu przechowywania, dokumentacja musi zostać poddana niszczeniu w sposób trwały i uniemożliwiający identyfikację pacjenta [4]. Proces obejmuje zarówno dokumentację papierową, jak i elektroniczną, i wymaga fizycznego zniszczenia nośników lub skutecznego skasowania danych cyfrowych.

Niszczenie jest etapem niezbędnym z punktu widzenia ochrony praw pacjenta i realizacji RODO, które wymaga stosowania zasady ograniczonego przechowywania danych oraz właściwego ich usuwania po wygaśnięciu okresu archiwizacji [4]. Niedopełnienie tych procedur może wiązać się z odpowiedzialnością prawną placówki medycznej.

Rola elektronizacji, bezpieczeństwa i przepisów o ochronie danych osobowych

Obecnie obserwuje się narastający trend cyfryzacji dokumentacji medycznej, który pozwala na skuteczniejsze zarządzanie archiwizacją oraz podnosi bezpieczeństwo danych [3]. Zautomatyzowane systemy informatyczne umożliwiają lepszą kontrolę nad czasem przechowywania i umożliwiają sprawną realizację procedury niszczenia, zgodnej z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

RODO dodatkowo wymusza ciągłą weryfikację celowości dalszego przechowywania danych i wdrożenie środków bezpieczeństwa zarówno przy przechowywaniu, jak i niszczeniu dokumentacji [1][2][4]. Przyszła legislacja może doprecyzować długość okresów archiwizacji i jeszcze ściślej uregulować kwestie związane z zarządzaniem danymi osobowymi w sektorze zdrowia.

Podsumowanie kluczowych okresów przechowywania dokumentacji medycznej

• 20 lat – podstawowy okres przechowywania większości dokumentacji medycznej [1][2][3]
• 30 lat – dokumentacja dotycząca zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała, zatrucia lub krwi i jej składników [1][2]
• 22 lata – dokumentacja dzieci do ukończenia 2. roku życia [1][2]
• 10 lat – zdjęcia rentgenowskie i inne badania obrazowe [2][3]
• 5 lat – skierowania na badania, jeśli badanie zostało wykonane [1][3]
• 2 lata – skierowania, jeśli badanie nie zostało zrealizowane [1][3]

Prawidłowe zarządzanie dokumentacją medyczną wymaga ścisłego przestrzegania określonych okresów przechowywania oraz terminowego i skutecznego niszczenia dokumentów po ich upływie. Wszystkie te procedury są niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa danych pacjentów i zgodności działania placówek medycznych z polskim i europejskim prawem.

Źródła:

• [1] https://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/przechowywanie-dokumentacji-medycznej-jak-dlugo/
• [2] https://grodmed.pl/ile-przechowuje-sie-dokumentacje-medyczna-sprawdz-wazne-wyjatki
• [3] https://dokmed24.pl/dokumentacja-medycznaedm/terminy-przechowywania-dokumentacji-medycznej-6118.html
• [4] https://odo24.pl/wiedza/pytania-i-odpowiedzi-wpis.po-uplywie-jakiego-maksymalnego-czasu-nalezy-usunac-dokumentacje-medyczna-pacjenta