Dokumentacja medyczna musi być przechowywana w ściśle określonych terminach według aktualnych przepisów prawa. Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej to 20 lat od zakończenia leczenia pacjenta, choć w niektórych przypadkach okres ten jest dłuższy lub krótszy, w zależności od rodzaju dokumentów oraz sytuacji prawnej placówki[4]. Poniżej przedstawiam szczegółowe zasady, wyjątki i trendy związane z archiwizacją dokumentacji medycznej.
Zasady przechowywania dokumentacji medycznej
Dokumentację medyczną definiuje się jako uporządkowany zbiór informacji o zdrowiu, diagnostyce i leczeniu pacjenta, powstały zarówno w jednym podmiocie medycznym (dokumentacja wewnętrzna), jak i otrzymany z zewnątrz (dokumentacja zewnętrzna)[1].
Obowiązek archiwizacji oraz retencji dokumentacji wynika przede wszystkim z Rozporządzenia Ministra Zdrowia z 9 listopada 2015 r., ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych[1][4].
Placówki medyczne mają prawo przechowywać dokumentację zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym rośnie popularność cyfrowych systemów archiwizacyjnych pozwalających na szybszy i bezpieczniejszy dostęp do informacji[1][3].
Podstawowy czas przechowywania dokumentacji medycznej oraz wyjątki
Standardowy okres, przez który należy przechowywać dokumentację medyczną, wynosi 20 lat od momentu zakończenia leczenia danego pacjenta[1][4].
Niektóre typy dokumentów podlegają jednak dłuższym lub krótszym okresom retencji:
- Akta zgonu w wyniku uszkodzenia ciała – 30 lat[4]
- Dokumentacja o losach krwi i jej składników – 30 lat[4]
- Zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza główną dokumentacją – 10 lat[4]
- Skierowania i zalecenia lekarskie – 2 lub 5 lat, w zależności od celu[4]
- Dokumentacja badań klinicznych – 5 lat od zakończenia badania[2]
W przypadku placówek państwowych dokumentacja jest często po 25 latach przekazywana do archiwum państwowego w celu dalszego zabezpieczenia i ewentualnego udostępnienia dla celów naukowych lub statystycznych[2].
Proces archiwizacji i wymogi bezpieczeństwa
Proces archiwizacji dokumentacji medycznej obejmuje przygotowanie dokumentów do składowania, umieszczenie ich w warunkach zapewniających trwałość oraz regularny monitoring dostępu i zabezpieczeń[1].
Obojętnie, czy chodzi o dokumentację papierową czy elektroniczną, przechowywanie musi uwzględniać ochronę przed niepowołanym dostępem, kontrolę środowiska (wilgotność, temperatura) oraz stosowanie środków technicznych uniemożliwiających nieuprawnioną ingerencję albo utratę danych[1][4].
Coraz częściej placówki medyczne wdrażają elektroniczne archiwa, które spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa, pozwalając na szybkie wyszukiwanie i odtwarzanie dokumentów oraz zgodność z RODO[1][3].
Outsourcing przechowywania dokumentacji medycznej
Placówka medyczna może przekazać obowiązki archiwizacyjne podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing archiwizacji), o ile zapewni wymagane przepisami prawnymi bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych oraz zachowuje kontrolę nad dostępem do dokumentów[3].
Wybór firmy zewnętrznej wymaga zawarcia szczegółowej umowy definiującej zasady przechowywania, udostępniania oraz niszczenia dokumentacji na zakończenie okresu retencji.
Prawo nakłada na podmiot medyczny obowiązek nadzoru i regularnego audytowania takiej współpracy pod kątem zgodności z przepisami i ochrony interesów pacjentów[3].
Nowoczesne trendy: elektroniczne archiwa i potrzeba jednolitych standardów
Rosnący udział elektronicznych archiwów w systemach medycznych przekłada się na lepszą dostępność dokumentacji, szybsze udostępnianie danych i wyższy poziom bezpieczeństwa w porównaniu z formą papierową[1][3].
Placówki medyczne wyraźnie przechodzą na rozwiązania cyfrowe, jednocześnie korzystając coraz częściej ze wsparcia wyspecjalizowanych firm archiwizujących dane zgodnie z RODO[3].
Przepisy obecnie nie nakładają obowiązku obowiązkowych konsultacji z archiwami państwowymi przed niszczeniem części dokumentacji, co wskazuje na potrzebę wprowadzenia spójnych i szczegółowych regulacji prawnych[2].
Niszczenie dokumentacji medycznej po okresie archiwizacji
Po upływie określonego czasu retencji dokumentacja medyczna powinna zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie informacji – dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i nośników cyfrowych. Proces niszczenia musi być udokumentowany i zgodny z obowiązującym prawem[4].
W przypadku podmiotów państwowych część dokumentacji jest natomiast przekazywana do archiwów państwowych, a nie ulega zniszczeniu po wygaśnięciu okresu przechowywania[2].
Podsumowanie: ile lat należy przechowywać dokumentację medyczną?
Dokumentacja medyczna powinna być przechowywana najczęściej przez 20 lat od zakończenia leczenia, z wydłużonym okresem w przypadku zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub konieczności monitorowania losów krwi, kiedy retencja sięga 30 lat[4]. Specjalne zasady dotyczą m.in. zdjęć rentgenowskich, skierowań oraz dokumentacji z badań klinicznych. Niezależnie od formy czy sposobu przechowywania, kluczowe jest zapewnienie przez cały okres archiwizacji pełnej ochrony danych osobowych i zgodności z aktualnym stanem prawnym[1][3][4].
Źródła:
- https://georg.com.pl/przechowywanie-dokumentacji-medycznej-jak-dlugo-i-na-jakich-zasadach/
- https://www.jsplegal.pl/przechowywanie-niszczenie-i-archiwizacja-danych-medycznych/
- https://serwiszoz.pl/obowiazki-administratora-danych-osobowych/archiwum-dokumentacji-medycznej-na-co-zwrocic-uwage-przy-przechowywaniu-kartotek-pacjenta-3835.html
- https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jak-zgodnie-z-prawem-powinno-przebiegac-niszczenie-dokumentacji-medycznej/

fizjoterapeutaiprawo.pl to specjalistyczna platforma łącząca świat fizjoterapii z rzeczywistością prawną. Portal dostarcza praktycznej wiedzy dla fizjoterapeutów prowadzących własne gabinety i wszystkich zainteresowanych bezpieczną praktyką zawodową.