Jak długo szpitale przechowują dokumentację medyczną pacjentów? To pytanie, z którym styka się każdy pacjent oraz personel medyczny. Podstawowy czas przechowywania dokumentacji medycznej wynosi 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji pacjenta[1][2][3]. Zagadnienie to reguluje polskie prawo w sposób szczegółowy, z uwzględnieniem różnych rodzajów dokumentacji oraz sytuacji wyjątkowych. W niniejszym artykule wyjaśniamy najważniejsze zasady dotyczące przechowywania dokumentacji medycznej w szpitalach.
Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej
Przepisy obligują szpitale do przechowywania dokumentacji medycznej przez co najmniej 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Ten okres dotyczy zdecydowanej większości dokumentów związanych ze świadczeniami zdrowotnymi, w tym historii choroby, wyników badań czy kart informacyjnych[1][2][3].
Forma przechowywania nie ma znaczenia – zarówno dokumentacja papierowa, jak i elektroniczna podlegają tym samym zasadom i okresom archiwizacji[1][3]. Oznacza to, że elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM) nie jest uprzywilejowana pod względem przepisów dotyczących terminów przechowywania.
Przez cały okres przechowywania placówka medyczna musi zapewnić możliwość udostępnienia dokumentacji na żądanie uprawnionym osobom lub organom. Prawidłowo prowadzona archiwizacja wpływa na bezpieczeństwo danych pacjentów oraz efektywność pracy personelu medycznego[3].
Wyjątki od zasady 20 lat
Istnieją sytuacje, w których termin przechowywania dokumentacji medycznej jest inny niż 20 lat. Najważniejszym wyjątkiem jest dokumentacja związana z zgonem pacjenta – takie dokumenty muszą być archiwizowane przez 30 lat od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu[1][2][3].
Inne ważne wyjątki obejmują:
- Skierowania na badania i zlecenia lekarskie: 5 lat, jeśli badanie zostało wykonane, oraz 2 lata, jeżeli nie doszło do jego realizacji[2].
- Oświadczenia pacjentów w sprawach prawnych: 6 lat (nie są zaliczane do dokumentacji medycznej rozumianej jako dokumentacja świadczeń zdrowotnych)[2].
- Dokumentacja nieudostępniona z powodu niestawiennictwa: 2 lata[4].
Tak precyzyjne określenie terminów pozwala na skuteczne zarządzanie archiwum szpitalnym oraz minimalizuje ryzyko naruszenia poufności i bezpieczeństwa danych pacjentów[3].
Proces przechowywania i zniszczenia dokumentacji
Po utworzeniu dokumentacji medycznej jest ona przechowywana w archiwum szpitalnym przez wymagany okres, który rozpoczyna się z chwilą dokonania ostatniego wpisu w dokumentach[3].
Po upływie przewidzianego prawem terminu, placówka medyczna zobowiązana jest do zniszczenia dokumentacji w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta[3][5]. Oznacza to konieczność zastosowania właściwych środków niszczenia zarówno dla dokumentów papierowych, jak i zapisu elektronicznego, co ma szczególne znaczenie dla ochrony danych osobowych.
Przed zniszczeniem dokumentacja może zostać wydana pacjentowi lub osobom przez niego upoważnionym, zgodnie z obowiązującymi przepisami[3].
Udostępnianie dokumentacji na żądanie
Przez cały okres przechowywania dokumentacja medyczna musi być udostępniana na żądanie uprawnionym podmiotom bez nieuzasadnionej zwłoki, w terminie nieprzekraczającym 30 dni od złożenia wniosku[4].
Obowiązek ten dotyczy zarówno archiwalnej dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej, co gwarantuje ciągłość dostępu do informacji o stanie zdrowia pacjenta, istotnych dla dalszego leczenia oraz w przypadku ewentualnych roszczeń prawnych[1][3].
Znaczenie zgodności z przepisami i skutki zaniedbań
Naruszenie obowiązku przechowywania dokumentacji medycznej w określonych terminach może skutkować konsekwencjami prawnymi dla placówki szpitalnej, w tym karami administracyjnymi oraz odpowiedzialnością cywilną[3].
Prawidłowe zarządzanie dokumentacją oraz jej terminowe niszczenie to kluczowe elementy ochrony danych osobowych, respektowania praw pacjentów i budowania zaufania do placówek medycznych[5].
Podsumowanie: Najważniejsze terminy przechowywania dokumentacji
Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej w szpitalach wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Dokumentacja dotycząca zgonu przechowywana jest przez 30 lat. Inne rodzaje dokumentów – takie jak skierowania czy oświadczenia pacjentów – mają krótsze, precyzyjnie określone terminy, od 2 do 6 lat[1][2][3][4].
Po upływie wskazanych okresów dokumentacja podlega zniszczeniu w sposób uniemożliwiający identyfikację danych pacjenta. Przepisy obejmują zarówno dokumentację papierową, jak i elektroniczną, gwarantując jednolite standardy bezpieczeństwa i dostępności informacji przez cały wymagany okres[3][5].
Źródła:
- https://fizjoterapeutaiprawo.pl/jak-dlugo-szpital-przechowuje-dokumentacje-medyczna-pacjentow/
- https://dokmed24.pl/dokumentacja-medycznaedm/terminy-przechowywania-dokumentacji-medycznej-6118.html
- https://www.wolterskluwer.com/pl-pl/expert-insights/dokumentacja-medyczna-obowiazki-placowki
- https://kadromierz.pl/blog/czas-przechowywania-dokumentacji-medycznej-ile-wynosi/
- https://medchart.pl/baza-wiedzy/przechowywanie-archiwizacja-i-niszczenie-dokumentacji-medycznej-oczami-prawnika
fizjoterapeutaiprawo.pl to specjalistyczna platforma łącząca świat fizjoterapii z rzeczywistością prawną. Portal dostarcza praktycznej wiedzy dla fizjoterapeutów prowadzących własne gabinety i wszystkich zainteresowanych bezpieczną praktyką zawodową.