Jak długo trzeba przechowywać dokumentację medyczną w gabinecie?

Właściwe przechowywanie dokumentacji medycznej w gabinecie to obowiązek prawny, którego nieprzestrzeganie może skutkować poważnymi konsekwencjami administracyjnymi i finansowymi. Zgodnie z aktualnymi przepisami podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej wynosi co najmniej 20 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu do dokumentacji pacjenta [1][2]. Pozostałe szczegóły, wyjątki i wymogi omówione zostały poniżej.

Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej

Najważniejszą zasadą jest, że dokumentację medyczną w gabinecie należy przechowywać przez minimum 20 lat. Okres ten jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji dotyczącej danego pacjenta [1][2]. Oznacza to, że zakończenie leczenia w grudniu 2023 roku zobowiązuje do archiwizacji dokumentów co najmniej do końca 2043 roku. Przepisy te mają zastosowanie uniwersalne do większości typów dokumentów medycznych, w tym kart pacjentów, historii chorób czy dokumentacji zabiegowej [3].

Kluczowe wyjątki od okresu 20 lat

Przewidziano kilka istotnych wyjątków od standardowego okresu archiwizacji. Dokumentacja medyczna dotycząca zgonu pacjenta wskutek zatrucia lub uszkodzenia ciała musi być przechowywana przez co najmniej 30 lat liczonych od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu [1][2][3]. W przypadku zdjęć rentgenowskich obowiązuje 10-letni okres przechowywania, a skierowania na badania oraz zalecenia lekarskie powinny być archiwizowane przez 5 lat [1][2]. Dokumentacja medyczna dzieci do 2. roku życia wymaga szczególnej ochrony – należy ją zachować przez 22 lata od końca roku ostatniego wpisu [1].

Formy i sposoby prowadzenia dokumentacji medycznej

Przepisy pozwalają na prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji medycznej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej [1][3]. W praktyce coraz częściej rekomendowana jest digitalizacja dokumentacji, która poprawia bezpieczeństwo, zwiększa wygodę dostępu oraz minimalizuje ryzyko utraty danych [3]. Niezależnie od formy archiwum musi spełniać wymogi zabezpieczenia, aby uniemożliwić dostęp osobom nieuprawionym oraz chronić dane przed zniszczeniem lub uszkodzeniem [4].

Zasady bezpiecznego przechowywania dokumentacji

Dokumentacja powinna być przechowywana w miejscu spełniającym odpowiednie normy bezpieczeństwa. Zakazuje się archiwizacji w pomieszczeniach narażonych na zawilgocenie, zalanie czy inne ryzyka fizyczne [4]. Ważne jest też stosowanie odpowiednich metod zabezpieczenia, takich jak zamknięte szafy czy elektroniczne systemy dostępowe, uniemożliwiające osobom nieupoważnionym wgląd w dane [4]. Przy cyfrowym przechowywaniu kluczowe są odpowiednie zabezpieczenia informatyczne, np. szyfrowanie, kopie zapasowe i kontrola dostępu [3].

Zasady udostępniania, wydawania i niszczenia dokumentacji

Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji medycznej gabinet ma obowiązek zniszczyć ją w sposób uniemożliwiający odczytanie oraz identyfikację pacjenta. Alternatywnie może wydać ją uprawnionemu pacjentowi lub jego przedstawicielowi [2]. Proces niszczenia powinien gwarantować pełne bezpieczeństwo danych osobowych i medycznych, niezależnie od tego, czy dokumentacja ma formę papierową czy elektroniczną [3].

Podsumowanie obowiązków i dobrych praktyk archiwizacji

Każdy gabinet medyczny zobowiązany jest do prowadzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentacji medycznej przez jasno określony okres — w większości przypadków co najmniej 20 lat [1][2]. Wyjątki wydłużają ten czas nawet do 30 lat, lub skracają do 5 lat w przypadku niektórych dokumentów. Zarówno papierowa, jak i cyfrowa archiwizacja wymagają zabezpieczenia przed zniszczeniem i dostępem nieuprawnionych osób oraz ścisłego przestrzegania procedur. Po upływie wymaganego okresu dokumentacja musi zostać bezpiecznie zniszczona lub wydana osobie uprawnionej. Regularna aktualizacja wiedzy na temat obowiązujących przepisów i wykorzystywanie nowoczesnych rozwiązań archiwizacyjnych to klucz do prawidłowego funkcjonowania każdego gabinetu.

Źródła:

• [1] https://www.ironmountain.com/pl-pl/resources/blogs-and-articles/p/principles-of-keeping-medical-records-what-you-should-know
• [2] https://medyc.pl/prowadzenie-dokumentacji-medycznej-przepisy-i-wymogi/
• [3] https://georg.com.pl/przechowywanie-dokumentacji-medycznej-jak-dlugo-i-na-jakich-zasadach/
• [4] https://www.wiadomoscidermatologiczne.pl/artykul/prowadzenie-i-przechowywanie-dokumentacji-medycznej