Jak napisać upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej za bliską osobę?

Upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej za bliską osobę jest jednym z najbardziej wrażliwych tematów związanych z prawami pacjenta oraz ochroną danych osobowych. Odpowiedź na pytanie jak napisać upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej za bliską osobę znajduje się w obowiązujących przepisach oraz wytycznych placówek medycznych – i sprowadza się do kilku prostych, ale kluczowych zasad. Najważniejsze: upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej może być udzielone na piśmie lub ustnie podczas wizyty w placówce i powinno zawierać jasno określone dane pacjenta oraz osoby upoważnionej, zakres upoważnienia oraz potwierdzenie tożsamości[1][2].

Podstawy prawne i charakter upoważnienia

Upoważnienie stanowi oświadczenie pacjenta, wydawane zgodnie z jego wolą, i wskazuje osobę (lub osoby), które uzyskają prawo dostępu do dokumentacji medycznej oraz informacji dotyczących stanu zdrowia pacjenta[1][2]. Upoważnienie może być złożone na piśmie lub ustnie; w praktyce jednak rekomendowana jest forma pisemna, co zapewnia jednoznaczność i bezpieczeństwo prowadzonej dokumentacji[1]. Ustne upoważnienie musi być odpowiednio udokumentowane przez personel medyczny placówki.

Warto wiedzieć, że upoważnienie można udzielić praktycznie każdej osobie, również bliskiej: małżonkowi, krewnemu (do drugiego stopnia), osobie pozostającej we wspólnym pożyciu czy nawet osobie spoza rodziny[3]. Pacjent sam decyduje, komu chce przekazać takie prawo, nie ma tu odgórnych ograniczeń[1][2][3].

Elementy, które musi zawierać upoważnienie

Każde upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej powinno zawierać precyzyjnie określone elementy, które warunkują jego ważność. Są to:

• Dane pacjenta: imię, nazwisko oraz numer PESEL (lub data urodzenia i inny oficjalny identyfikator, jeśli PESEL nie dotyczy)[1].
• Dane osoby upoważnionej: imię, nazwisko, numer dokumentu tożsamości lub PESEL, pozwalające na jednoznaczne zidentyfikowanie tej osoby[1].
• Zakres upoważnienia: czy obejmuje jedynie odbiór dokumentacji, czy również uzyskiwanie informacji o stanie zdrowia[2].
• Forma potwierdzenia woli pacjenta: podpis (w przypadku upoważnienia pisemnego), lub odpowiednia adnotacja personelu w dokumentacji medycznej (upoważnienie ustne)[1].

Upoważnienie składane jest zawsze w konkretnej placówce medycznej, która prowadzi dokumentację. To ona odpowiada za przechowywanie i respektowanie ograniczeń lub uprawnień wynikających z treści upoważnienia.

Praktyczny przebieg procedury upoważnienia

Proces uzyskania upoważnienia wygląda następująco: pacjent składa oświadczenie (upoważnienie) na piśmie lub ustnie w placówce, w której prowadzona jest jego dokumentacja medyczna[1]. Jeśli sytuacja jest nagła (np. pacjent nieprzytomny w szpitalu), osoba bliska może przedstawić wcześniej wydane upoważnienie lub kopię poświadczoną z innej placówki[2].

Po złożeniu upoważnienia osoba wymieniona w dokumencie może uzyskać kopię dokumentacji medycznej lub dostęp do informacji, zależnie od zakresu wskazanego przez pacjenta. Należy pamiętać, że upoważnienie jest ważne do czasu jego odwołania (może zostać odwołane w dowolnej chwili lub wygaśnie z inną decyzją pacjenta)[2].

W razie śmierci pacjenta dostęp do dokumentacji przysługuje wyłącznie osobom upoważnionym za życia pacjenta lub na podstawie odpowiednich przepisów prawa[2]. W sporach dotyczących uprawnień do dokumentacji ostateczne rozstrzygnięcie należy do sądu[3].

Kto może być osobą upoważnioną do odbioru dokumentacji medycznej?

Na podstawie przepisów, upoważnioną osobą może być każdy, kogo wskaże pacjent. Zwykle są to osoby bliskie: małżonek, krewny do drugiego stopnia, osoby pozostające we wspólnym pożyciu czy dzieci[3]. Istotne: jeśli upoważnienie dotyczy osoby, która nie jest spokrewniona z pacjentem, również może być ono skuteczne[1].

Jeżeli między osobami bliskimi dochodzi do sporu o prawo do dokumentacji (np. po śmierci pacjenta), decyzję podejmuje zawsze sąd[3]. Oznacza to, że nawet upoważnienie może zostać zakwestionowane w szczególnych okolicznościach, jednak podlega ochronie prawnej.

Częste pytania dotyczące upoważnienia do odbioru dokumentacji medycznej

Najczęściej pojawiające się wątpliwości dotyczą formy upoważnienia i tego, kogo można wskazać w treści dokumentu. Praktyka pokazuje, że upoważnienie pisemne jest formą preferowaną przez placówki – znacząco ogranicza ryzyko nieporozumień oraz ułatwia weryfikację uprawnień[1][3]. W przypadku ustnego upoważnienia decyzję o jego przyjęciu i odnotowaniu podejmuje pracownik medyczny.

Nie ma danych statystycznych dotyczących liczby wydawanych upoważnień, jednak procedura ta jest codziennością w placówkach medycznych i zazwyczaj nie wiąże się z dodatkowymi opłatami czy skomplikowanymi formalnościami[3][4]. Upoważnienie zachowuje moc do momentu odwołania lub ustania jego podstawy prawnej[2].

Podsumowanie: jak skutecznie przygotować upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej?

Najważniejsze, aby upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej za bliską osobę było kompletne, precyzyjne i jasne. Należy pamiętać o przekazaniu wszystkich niezbędnych danych oraz określeniu, czy zgoda dotyczy dostępu do całości dokumentacji, czy tylko wybranych informacji. Dokument taki najlepiej sporządzić na piśmie i złożyć bezpośrednio w placówce, gdzie znajduje się dokumentacja, co zagwarantuje realizację instrukcji pacjenta oraz pełną ochronę prawną[1][2][3][4].

Źródła:

• [1] https://biorcyzycia.pl/baza-wiedzy/twoj-prawnik/kogo-pacjent-moze-upowaznic-w-zakresie-dostepu-do-dokumentacji-medycznej-i-informacji-o-swoim-stanie-zdrowia/
• [2] https://www.adwokat-szymczyk.pl/Blog_medyczny/dostep_do_dokumentacji_medycznej_po_zmarlym_pacjencie.html
• [3] https://onkolmed.pl/strona/40,zasady-udostepniania-dokumentacji-medycznej
• [4] https://www.praktycznastomatologia.pl/artykul/zasady-udostepniania-dokumentacji-medycznej