Kontrola z ZUS coraz częściej dotyczy zarówno przedsiębiorców, jak i pracowników. Najważniejsze pytania brzmią: kiedy może przyjść kontrola z ZUS oraz co wtedy robić? Poniżej wyjaśniamy kluczowe procedury oraz najważniejsze obowiązki stron podczas całego procesu.
Na czym polega kontrola z ZUS?
Podstawowa funkcja kontroli ZUS polega na weryfikacji prawidłowości spełniania obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Choć mogą być one prowadzone w różnym zakresie, najczęściej obejmują kontrolę poprawności zgłaszania do ubezpieczeń, prawidłowości składek, a także korzystania ze zwolnień lekarskich (L4) oraz przestrzegania przepisów Kodeksu pracy [3][4].
Kontrola może dotyczyć w szczególności takich kwestii, jak: zgłaszanie do ubezpieczeń, odprowadzanie składek, legalność zwolnień lekarskich i sposób ich wykorzystywania [4]. Oceniana jest również poprawność prowadzenia dokumentacji kadrowej i płacowej [4].
Kiedy można spodziewać się kontroli z ZUS?
W 2025 roku obserwujemy znaczący wzrost liczby kontroli ZUS oraz działań PIP. Planowane jest nawet do 55 tysięcy kontroli rocznie prowadzonych przez Państwową Inspekcję Pracy, co wyraźnie wskazuje na wzmożoną aktywność instytucji nadzorczych w całym kraju [1].
Kontrola ZUS może być zarówno planowana, jak i niezapowiedziana. Jednak w przypadku kontroli bezpośrednio w firmie, inspektor ZUS doręcza zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia czynności [4]. Od 2025 roku ZUS zyskuje rozszerzone kompetencje – dotyczyć one będą również dużych przedsiębiorstw; zwłaszcza w odniesieniu do kontroli wykorzystania L4 [2].
Jak przebiega kontrola ZUS?
Proces kontroli rozpoczyna się zwykle od wysłania oficjalnego zawiadomienia do kontrolowanego podmiotu lub osoby. Po tym etapie następuje wizyta inspektora, najczęściej w miejscu prowadzenia działalności lub w miejscu pobytu osoby przebywającej na zwolnieniu [4].
Podczas wizyty inspektor analizuje dokumentację, sprawdza zgodność danych, przeprowadza wywiady oraz dokonuje oceny prawidłowości składek i zgłoszeń ubezpieczeniowych [4]. Ważnym zadaniem kontrolera ZUS jest również sprawdzenie, czy osoba przebywająca na L4 nie wykonuje innych prac zarobkowych ani nie wykorzystuje zwolnienia niezgodnie z jego przeznaczeniem [3].
Co musi zrobić przedsiębiorca lub pracownik podczas kontroli z ZUS?
W chwili zawiadomienia o kontroli z ZUS należy bezwzględnie udostępnić wszelkie wymagane dokumenty – zarówno te dotyczące zatrudniania i zgłaszania pracowników, jak i składek odprowadzanych do ZUS [4]. Osoba kontrolowana musi umożliwić dostęp do dokumentacji, zapewnić obecność upoważnionych osób, a także odpowiadać na pytania kontrolera zgodnie ze stanem faktycznym [4].
Pracownik na L4 musi pamiętać, że kontrole będą częstsze i bardziej wnikliwe od 2025 roku. Wszelkie próby nadużywania zwolnień lekarskich lub łamania restrykcji mogą skutkować nie tylko karami, ale także utratą prawa do zasiłku [3][2].
Najczęstsze powody wszczynania kontroli z ZUS
Kontrole z ZUS wszczyna się najczęściej w przypadku podejrzeń o:
- nieprawidłowości w opłacaniu składek,
- niewłaściwe korzystanie ze zwolnień lekarskich,
- braki w zgłaszaniu do ubezpieczeń społecznych,
- niedotrzymywanie przepisów prawa pracy w zakresie prowadzenia kadr i płac [4][3][1].
Motywacją do kontroli jest także znacznie szerszy niż dotychczas zakres uprawnień ZUS od 2025 roku [2].
Jak przygotować się do kontroli z ZUS?
Podstawą jest rzetelne prowadzenie dokumentacji oraz regularne aktualizowanie zgłoszeń i składek na ubezpieczenie społeczne. Jeżeli otrzymasz zawiadomienie z ZUS, zacznij natychmiast przygotowywać wymagane dokumenty z zakresu kadr i płac, zgłoszeń do ZUS oraz historii zwolnień lekarskich [4].
W trakcie kontroli zachowaj spokój, udzielaj precyzyjnych odpowiedzi, nie zatajuj żadnych informacji i ściśle przestrzegaj procedur przedstawionych przez inspektora. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w ubezpieczeniach społecznych lub współpracować z doradcą ds. kadr [4].
Podsumowanie
W 2025 roku kontrole ZUS i PIP będą jeszcze częstsze, dokładniejsze i obejmą także większe firmy [1][2][3]. Dla przedsiębiorców oraz pracowników kluczowa jest znajomość procedur oraz terminowe realizowanie obowiązków wobec ZUS. Odpowiednie przygotowanie oraz przejrzystość dokumentacji to gwarancja spokojnego przebiegu każdej kontroli.
Źródła:
- [1] https://partner-gospodarczy.pl/wzmozone-kontrole-zus-pip-w-2025-roku/
- [2] https://hrappka.pl/blog/l4-i-kontrole-zus-planowane-zmiany-2025/
- [3] https://kadryverte.pl/zwolnienie-lekarskie-l4-a-kontrola-z-zus/
- [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-wyglada-kontrola-z-zus
fizjoterapeutaiprawo.pl to specjalistyczna platforma łącząca świat fizjoterapii z rzeczywistością prawną. Portal dostarcza praktycznej wiedzy dla fizjoterapeutów prowadzących własne gabinety i wszystkich zainteresowanych bezpieczną praktyką zawodową.