Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM) to obowiązek, który w Polsce wszedł w życie od 1 lipca 2023 roku i obejmuje wszystkie podmioty świadczące usługi medyczne, zarówno publiczne, jak i prywatne. System EDM stanowi fundamentalną zmianę w zarządzaniu i przechowywaniu dokumentacji pacjentów, stawiając najwyższe wymagania w zakresie bezpieczeństwa, integralności danych oraz ich dostępności dla uprawnionego personelu medycznego.
Od kiedy obowiązuje EDM w Polsce?
Obowiązek prowadzenia i raportowania Elektronicznej Dokumentacji Medycznej został wprowadzony na terenie całej Polski 1 lipca 2023 roku. Dotyczy to wszystkich podmiotów wykonujących działalność leczniczą, niezależnie od tego, czy finansowanie świadczenia odbywa się ze środków Narodowego Funduszu Zdrowia, czy w trybie prywatnym. Deklarowany termin zmiany odzwierciedla dynamiczny rozwój cyfrowych narzędzi w medycynie oraz konieczność standaryzacji dokumentacji i wymiany informacji w całym systemie ochrony zdrowia.
Od tej daty wszyscy zobligowani są do stosowania narzędzi informatycznych zapewniających elektroniczne zapisywanie, autoryzację oraz przechowywanie medycznych danych pacjentów. Rygorystyczne przestrzeganie tego wymogu eliminuje dokumentację papierową i wprowadza jednolitą cyfrową formę prowadzenia historii zdrowia pacjenta.
Kogo dotyczy obowiązek Elektronicznej Dokumentacji Medycznej?
Wdrożenie EDM jest wymagane od wszystkich placówek medycznych w Polsce. Do kręgu podmiotów objętych przepisami należą zarówno szpitale publiczne, prywatne gabinety lekarskie, laboratoria, lecznictwo uzdrowiskowe, jak i hotele, w których znajdują się gabinety medyczne. Obowiązek nie odnosi się wyłącznie do świadczeń refundowanych, ale bez wyjątku każda placówka oferująca usługi medyczne — od dużych ośrodków po najmniejsze praktyki indywidualne — musi korzystać z systemu EDM.
Obowiązek dotyczy także miejsc, które dotychczas nie korzystały z zaawansowanej cyfrowej dokumentacji, w tym ośrodków uzdrowiskowych i punktów opieki medycznej w sektorze hotelarskim. Ważne jest, by osoby realizujące czynności medyczne miały pełną świadomość konieczności elektronicznego rejestrowania każdej interwencji zdrowotnej.
Kluczowe zasady i wymagania systemu EDM
System EDM gwarantuje bezpieczeństwo, integralność i trwałość dokumentacji medycznej. Podstawowym filarem jest autoryzacja każdego wpisu podpisem elektronicznym. Każda czynność, jaką wykonuje personel medyczny, jest trwale rejestrowana w systemie, wraz z oznaczeniem czasu oraz osoby dokonującej wpisu.
Systemy muszą również umożliwiać elektroniczną wymianę danych pomiędzy wszystkimi uprawnionymi placówkami, eliminując konieczność wielokrotnego powtarzania badań, co prowadzi do oszczędności oraz zwiększa efektywność leczenia. Wymogi obejmują także spełnianie standardów ochrony danych osobowych oraz precyzyjną kontrolę dostępu do wrażliwych informacji.
Ogólne bezpieczeństwo polega także na tym, że żaden wpis nie może być bez śladu zmodyfikowany lub usunięty, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo prawne placówek i samych pacjentów.
Co zalicza się do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej?
Zakres dokumentów, które muszą być prowadzone w ramach EDM, został ściśle określony. Do tej grupy należą kartoteki oraz informacje o przebiegu leczenia, wyniki badań laboratoryjnych, zapisy z konsultacji, rozpoznania chorób oraz wszelkie zlecenia medyczne. Istotne jest, że jedynie dokumenty utworzone w postaci elektronicznej, zgodnie z określonymi standardami informatycznymi i zabezpieczone w systemie, są uznawane za EDM. Skany, zdjęcia czy inne formy nieelektronicznej dokumentacji nie spełniają wymogów prawnych EDM.
Każdy wpis musi zawierać dane o podmiocie wykonującym, dacie oraz osobie dokonującej wpisu, co z jednej strony porządkuje dokumentację, a z drugiej zapewnia jej wysoką wartość dowodową i operacyjną.
Techniczne i organizacyjne aspekty wdrożenia EDM
Wdrożenie EDM nakłada na placówki obowiązek zapewnienia sprawnych systemów informatycznych oraz szkoleń personelu. Konieczna jest odpowiednia konfiguracja infrastruktury cyfrowej, a także dostosowanie procedur wewnętrznych do nowych wymagań prawnych. Placówki muszą zapewnić nieprzerwany dostęp dla upoważnionego personelu, a także prawidłowe przechowywanie i archiwizację danych.
Niezbędne jest opracowanie mechanizmów kontroli dostępu, regularnych kopii zapasowych oraz stosowanie najnowszych zabezpieczeń zgodnych z przepisami o ochronie danych osobowych. Kompleksowe wdrożenie EDM obejmuje zarządzanie informacją na każdym etapie — od pierwszej rejestracji po każdorazową modyfikację oraz udostępnienie danych innym podmiotom leczniczym.
Główne korzyści z wdrożenia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej
System EDM przynosi wymierne korzyści zarówno pacjentom, jak i placówkom medycznym. Umożliwia ograniczenie zbędnego powielania badań i procedur, poprawia koordynację leczenia i usprawnia wymianę informacji między lekarzami. Wdrożenie jednolitego, elektronicznego standardu dokumentacji medycznej zwiększa nie tylko efektywność pracy personelu, ale przede wszystkim podnosi bezpieczeństwo i jakość opieki nad pacjentem.
Integralność i niezmienność dokumentacji elektronicznej są kluczowe z punktu widzenia praw pacjenta oraz odpowiedzialności podmiotów leczniczych. EDM usprawnia zarządzanie informacją medyczną, stanowiąc wartość dodaną w kontekście całego systemu ochrony zdrowia w Polsce.
fizjoterapeutaiprawo.pl to specjalistyczna platforma łącząca świat fizjoterapii z rzeczywistością prawną. Portal dostarcza praktycznej wiedzy dla fizjoterapeutów prowadzących własne gabinety i wszystkich zainteresowanych bezpieczną praktyką zawodową.