Paszport techniczny gdzie kupić i na co zwrócić uwagę?

Paszport techniczny to niezbędny dokument wykorzystywany przede wszystkim w działalności leczniczej z użyciem wyrobów medycznych, umożliwiający rzetelne udokumentowanie przeglądów, napraw, kalibracji i kontroli bezpieczeństwa urządzenia. Już od pierwszego zdania warto podkreślić, że zakup paszportu możliwy jest zarówno w formie papierowej u wyspecjalizowanych dostawców dokumentacji, jak i w formie elektronicznej poprzez wdrożenie specjalistycznych systemów IT, a wybór konkretnego rozwiązania powinien być podyktowany warunkami pracy i wymaganiami prawnymi[1][4][5].

Dokumentacja określana mianem paszportu technicznego to zbiór informacji zawierający pełną historię eksploatacji, serwisowania, ewidencjonowania części i bezpieczeństwa wyrobu technicznego, zwłaszcza urządzenia medycznego[5][4]. Jest to dowód prowadzenia właściwej obsługi serwisowej i podstawowe narzędzie wykazywania zgodności z przepisami dotyczącymi użytkowania urządzeń medycznych[5][2].

Zakres obowiązku prowadzenia paszportu obejmuje wszystkie wyroby medyczne użytkowane w działalności leczniczej. Dokument powinien zawierać identyfikatory sprzętu (nazwa, model, numer seryjny), dane właściciela, opis warunków instalacji oraz rejestr wszelkich zdarzeń serwisowych – przeglądów, napraw, kalibracji i kontroli bezpieczeństwa[2][5][6].

Paszport techniczny (papierowy) można nabyć, korzystając z oferty wyspecjalizowanych sklepów i dystrybutorów dokumentacji technicznej dla branży medycznej. Tego typu książeczki są przygotowane do łatwego uzupełniania ręcznego i dostosowane do wymogów formalnych[1][6][7].

Elektroniczny paszport techniczny (e‑paszport) dostępny jest poprzez wdrożenie dedykowanych systemów IT umożliwiających prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji w formie cyfrowej oraz integrację z modułami zarządzania serwisem[4][5]. Wyboru dostawcy należy dokonać w zależności od skali i specyfiki użytkowania sprzętu oraz oczekiwanych funkcjonalności, takich jak powiadomienia o zbliżających się przeglądach, szybkie filtrowanie historii urządzenia czy pełna zgodność z polityką bezpieczeństwa danych[4].

Dokumentacja powinna obejmować co najmniej następujący zakres informacji: identyfikację urządzenia (nazwa, typ, numer seryjny), dane właściciela/użytkownika, daty instalacji i uruchomienia, instrukcję instalacji i warunki pracy[2][5][6].

Każdy wpis serwisowy musi zawierać: datę wykonania czynności, nazwę podmiotu bądź osoby wykonującej serwis, precyzyjny opis czynności, wyniki lub uwagi oraz termin kolejnego przeglądu[3][4]. Zawarte muszą być także rejestry wymienionych części zamiennych z numerami katalogowymi lub seryjnymi, akty zdawczo-odbiorcze oraz orzeczenia techniczne dokumentujące stan urządzenia[2][5].

Wybierając paszport techniczny, warto zadbać o zgodność z obowiązującymi standardami dokumentacyjnymi oraz wymaganiami prawnymi dotyczącymi wyrobów medycznych. Minimalna zawartość wpisów to: data czynności, nazwa wykonawcy, opis wykonanych prac, wyniki/uwagi oraz termin następnego badania[4][5].

Należy także dopilnować obecności sekcji dedykowanych rejestracji wymienionych części i materiałów eksploatacyjnych, co znacznie ułatwia późniejsze audyty lub kontrole administracji publicznej, w tym Sanepidu i organów nadzoru medycznego[2][3].

Dla użytkowników większych placówek i instytucji korzystnych może być wybór formy elektronicznej, ze względu na łatwość przeszukiwania archiwum zdarzeń, możliwość automatyzacji powiadomień oraz integracji z systemami obsługi serwisowej[4]. Odpowiednia jakość prowadzenia paszportu jest kluczowa — rzetelne i kompletne wpisy sprzyjają bezpieczeństwu oraz dostępności sprzętu, a brak dokumentacji może skutkować poważnymi konsekwencjami podczas kontroli[5][2].

W momencie każdorazowego wykonania przeglądu, naprawy, kalibracji czy innej czynności serwisowej wymagane jest dokonanie starannego wpisu w paszporcie przez autoryzowany serwis bądź wykwalifikowanego pracownika[3][6]. Każdy wpis powinien odzwierciedlać zarówno datę i zakres czynności, jak i wnioski dotyczące stanu technicznego oraz zalecenia co do dalszej eksploatacji.

Organy kontrolne (Sanepid, Narodowy Fundusz Zdrowia, inspekcje medyczne) mają prawo żądać przedstawienia paszportu technicznego jako dowodu właściwego serwisowania i utrzymywania sprzętu w pełnej sprawności użytkowej[2][3]. Rekomenduje się przechowywanie kompletnej dokumentacji przez minimum 5 lat od zakończenia eksploatacji urządzenia[5].

Rosnącą popularnością cieszą się elektroniczne paszporty techniczne, stanowiące odzwierciedlenie pełnej dokumentacji w formie cyfrowej i pozwalające na zdalny dostęp, szybkie odnajdywanie danych oraz integrację z systemami zamówień i zarządzania sprzętem[4].

Ostatnie kierunki rozwoju obejmują zarówno wdrażanie ujednoliconych szablonów oraz minimalnych zakresów danych, jak również automatyzację powiadomień o konieczności wykonania zabiegów serwisowych[5][4]. Standaryzacja zawartości podnosi poziom bezpieczeństwa użytkowania sprzętu oraz pozwala uniknąć nieporozumień podczas kontroli.

Zakup i prawidłowe prowadzenie paszportu technicznego to kluczowy element zarządzania sprzętem wykorzystywanym w działalności leczniczej. Podczas wyboru paszportu warto zwrócić uwagę na sposób archiwizacji, kompletność dokumentacji oraz możliwość integracji z elektronicznymi systemami zarządzania. Każdy wpis serwisowy stanowi istotny dowód dbałości o bezpieczeństwo i zgodność z wymaganiami prawnymi. Właściwe prowadzenie dokumentacji paszportowej znacząco ułatwia procedury kontrolne i pozwala zachować wysoką dostępność oraz niezawodność sprzętu medycznego.